Introduktion til vores persondatapolitik

Denne persondatapolitik omhandler og gælder for de oplysninger, du giver til os når du melder dig eller dit barn ind i Silkeborg gruppe under De grønne pigespejdere, når du er frivillig hos os og når du færdes på vores hjemmeside www.silkeborgpigespejder.dk

I politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer dem m.m. Er der oplysninger i politikken, som du ikke kan acceptere, kan du henvende dig på annie@jakobsen.mail.dk

Vi gennemgår regelmæssigt politikken for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Politikken kan ændres uden varsel og væsentlige ændringer vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Denne politik er seneste opdateret 10. august 2018.

 

Hvem er ansvarlig for mine personoplysninger?

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Silkeborg Gruppe
Dalvangen 8
8600 Silkeborg
Tlf. 61 98 15 22
annie@jakobsen.mail.dk
CVR: 30 64 24 30

Rammen for behandlingen af dine personoplysninger er sat af den til enhver tid gældende europæiske Persondataforordning og den danske Databeskyttelseslov.

Har du spørgsmål til denne persondatapolitik, behandlingen af dine oplysninger eller mistanke om manglende overholdelse, kan du kontakte Annie Jakobsen på mail annie@jakobsen.mail.dk.

Hvor gammel er du?

Er du under 13 år gammel skal dine forældre/værger hjælpe dig med at melde dig ind som spejder. Skal du på en tur med din spejdergruppe eller på et af De grønne pigespejderes kurser, skal dine forældre/værger hjælpe dig med at læse betingelserne for din deltagelse igennem, fordi vi gerne vil sikre os, at du ved hvad du siger ja og evt. betaler til.

Vi forbeholder os retten til at spørge ind til alder, hvis vi på nogen måde er i tvivl om der er indgået et gyldigt samtykke.

 

Formål med behandlingen af dine personoplysninger

Afhængig af om du eller dit barn er medlem, om du er pårørende til et medlem eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i det omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som (frivillig spejderforening). Dette gælder især når vi skal administrere dit eller dit barns medlemskab hos os, herunder tilmelding til arrangementer, møder, ture, lejre og kurser i spejderregi.

I de tilfælde hvor du er forpligtet til at give os oplysninger om dig selv eller dit barn, vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne markeret med *, typisk ved indmeldelse og tilmelding til arrangementer i forbindelse med dit eller dit barns medlemskab. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, kan det have den konsekvens, at vi ikke kan oprette dig eller dit barn som medlem eller at du/dit barn ikke kan deltage i et arrangement/møde/tur/lejr/kursus.

 

De personoplysninger, vi behandler om dig

Disse almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger om dig kan vi indsamle og behandle:

  • Som medlem hos os:

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, fødselsdato, køn, kontaktoplysninger på pårørende, registrerings- og kontonummer, medlemsnummer, helbredsoplysninger, billeder og spejdernavn

  • Som pårørende til et medlem hos os:

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse og i nogle tilfælde registrerings- og kontonummer.

  • Som frivillig hos os:

De oplysninger vi indhenter i forbindelse med dit medlemskab som beskrevet ovenfor samt CPR-nr. til indhentning af børneattest.

 

Hvad bruges mine oplysninger til?

Hvordan dine oplysninger bruges afhænger af om du er medlem, pårørende til et medlem, frivillig hos os eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

Er du medlem hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

  • administrere dit medlemsforhold, herunder at:
  • kunne sende dig nødvendig information om og i relation til dit medlemskab, herunder info-mails og magasiner
  • opkræve kontingent
  • sælge dig merchandise
  • hjælpe dig med forhold der vedrører dit medlemskab
  • invitere dig med på ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi
  • hjælpe dig i forhold til eventuelle helbredsmæssige forhold, herunder hensyntagen til allergener, når du deltager på møder, ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi

 

Er du pårørende til et medlem hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

  • opkræve kontingent for dit barns medlemskab
  • kunne sende dig nødvendig information om dit barns medlemskab, herunder infomails og magasiner
  • kunne kontakte dig i tilfælde af uheld eller andet vedr. dit barn
  • hjælpe dig til at kunne administrere dit barns medlemsforhold

 

Er du frivillig hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

  • opfylde samme formål som for dit medlemskab af korpset
  • indhente en børneattest på dig, hvis du har en lederfunktion
  • formidle kontakt mellem dig og spejderne/pårørende/andre frivillige

 

Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig?

Almindelige personoplysninger

  • Når du bliver medlem hos os, pårørende til et medlem eller frivillig, er det nødvendigt for os at behandle dine almindelige personoplysninger for at kunne indgå aftalen med dig eller dit barn eller for at kunne håndtere eventuelle forespørgsler forud for en aftale med os. Vi er retligt forpligtet til at gemme regnskabsoplysninger i op til fem år pga. bogføringsloven. Efter 5 år fra din eller dit barns udmeldelse vil oplysningerne, som er gemt i regnskabsøjemed, blive anonymiseret i vores medlemssystem.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b) og stk. 1 (c))

  • Billeder og video anvendes på www.pigespejder.dk og på www.silkeborgpigespejder.dk,  sociale medier og i andre publikationer for De grønne pigespejdere til at illustrere, hvad pigespejdere laver, til PR og som illustrationer i publikationer. Billeder og video kan også anvendes eksternt af De grønne pigespejderes samarbejdspartnere fx fonde og virksomhedspartnere.

    Billeder og video anvendes udelukkende i overensstemmelse med De grønne pigespejderes værdier. 

    Billeder og video kan kun anvendes eksternt af De grønne pigespejderes samarbejdspartnere fx fonde og virksomhedspartnere efter indhentet accept. 

    Vi deler både portrætfotos og billeder, hvor det primære formål er at vise en situation, fx spejdere, der laver en aktivitet. Derfor kan vi ikke afvise, at man kan genkende en spejder/sit barn på nogle af vores billeder, men hensigten er at vise, hvad spejderne laver. 

    Vi deler kun billeder og video, der ikke indeholder følsomme personoplysninger, og som vurderes harmløse uden indhold, der kan krænke nogen. 

    Ønsker du generelt ikke, at der skal deles billeder og video af dig eller dit barn, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at henvende dig til persondata@korpskontoret.dk eller til annie@jakobsen.mail.dk Så vil der ikke blive taget nye eller delt gamle eller nye billeder og video af dig og dit barn fremadrettet. 

    Ser du et billede eller video af dig eller dit barn, som du ikke ønsker skal ligge offentligt, kan du bede om at få det slettet ved at henvende dig til persondata@korpskontoret.dk eller til annie@jakobsen.mail.dk  . Billeder og video slettes løbende, efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes. 

    (Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a,)

 

Vi har en interesse i at kunne sende dig mails med informationer, der vedrører eksempelvis dit medlemskab og dine frivillige aktiviteter samt magasiner og uddannelsestilbud. Ønsker du ikke længere at modtage eksempelvis e-mails og magasiner kan du frabede dig det ved at skrive til Annie Jakobsen, mail: annie@jakobsen.mail.dk

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f))

Følsomme personoplysninger

Når du bliver medlem hos os spørger vi til dine helbredsoplysninger. Det er valgfrit om man vil afgive oplysninger om sit helbred. Hvis du afgiver helbredsoplysninger, beder vi samtidigt om dit samtykke til at behandle det. Vores medlemssystem er indrettet sådan, at kun relevante systemadministratorer vil få adgang til informationerne. Ønsker du ikke længere at vi har adgang til dine oplysninger, kan du til enhver tid kontakte os på Annie Jakobsen, mail: annie@jakobsen.mail.dk

Vi spørger til dine helbredsoplysninger for bedre at kunne tage hensyn i forbindelse med din deltagelse på møder, ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi.

Idet du melder dig eller dit barn ud af korpset, region eller gruppe vil eventuelle helbredsoplysninger blive slettet fra vores medlemssystem. Helbredsoplysninger der afgives i forbindelse med deltagelse på i ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi vil blive slettet senest 4 måneder efter slutdatoen for arrangementet.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (a))

Særlige personoplysninger

  • Når vi beder om dit CPR-nr. i forbindelse med indhentning af en børneattest er det fordi vi gennem børneattestbekendtgørelsen er forpligtet til at indhente børneattester på ledere over 15 år. Når den indhentes, gemmes kun dato for rekvireringen. Selve attesten destrueres øjeblikkeligt.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (c))

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som hjælper os fx med økonomi, vores IT-drift og hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.

Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger i mellem korpset, regionerne og grupperne inden for de rammer, der er fastsat i vores fællesaftale, herunder eksempelvis i forbindelse med indhentning af børneattester på frivillige og medlemssupport på vores medlemssystem, Medlemsservice.

I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede til, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT eller når vi søger tilskud til spejderprojekter og aktiviteter hos stat og kommuner.

I Silkeborg gruppe er vores behandling af dine eller dit barns personoplysninger underlagt interne politikker og procedurer for, hvordan vi opretholder et passende sikkerhedsniveau fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysningerne frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

 

Hvilke rettigheder har jeg?

Som den der afgiver personoplysninger, har du en række rettigheder, som du kan gøre brug af ved at kontakte Annie Jakobsen, mail: annie@jakobsen.mail.dk

Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af rettighederne. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til at blive slettet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

Indsigt

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os på annie@jakobsen.mail.dk  kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv yderligere.

Du kan også logge ind på medlem.pigespejder.dk og tilgå din eller dit barns profil under ’Min side’. Her vil de stamoplysninger vi har registreret om dig fremgå.

Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi af god grund ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

Begrænsning af behandling

Du har, under særlige omstændigheder, ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger.

Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Indsigelsesret

Du har i nogle tilfælde ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger. Det gælder i de tilfælde at behandlingen er baseret på persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f))

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage og ændringen sker derfor kun fremadrettet.

 

Hvordan kan jeg klage over jeres behandling af mine personoplysninger?

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine eller dit barns personoplysninger, og har vi af god grund afvist din klage, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K.
Tlf.: 3319 3200
Mail: dt@datatilsynet.dk